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关于归档案卷的质量要求
总的质量要求:遵循文件材料的形成的规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同价值便于保管和利用具体应做到以下几点:
一、归档文件必须齐全完整凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料均应收集归档归档文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整
二、遵循文件的形成规律和特点层次分明在归档的文材料中应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起不得分开；一个项目的材料要把项目从立项到结束形成的材料组在一起准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程尽量做到一事一卷
三、卷内文件的排列:卷内文件材料应保持文件之间的有机联系区别不同情况进行排列密不可分的文件材料应依序排列在一起即:批复在前请示在后；正件在前附件在后；印件在前定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列会议文件要按文件的重要程度顺序排列重要的在前；一般工作形成的材料结论性的文件在前依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷卷内文件依其重要程度排列科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准
四、区分不同价值:各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷文件数量很少或一件事密不可分的文件可不必因价值不同而拆开组卷
五、跨年度材料的处理:除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外不同年度的文件不能放在一起立卷但跨年度的请示与批复放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷跨年度的规划放在针对的第一年立卷跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷
六.具有长期保存的案卷卷内文件有圆笔和铅笔字迹要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印连同原件一同归档
七.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号每件文件用铅笔编写页号在文件首页的右上角盖“件号章”并将件号和每件文件的页数填写清楚（“件号章”的其它项由总裁办档案人员填写）图纸在右下角编写页号
八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位采取三孔一线的方式进行装订然后按“件”号顺序排列装盒一盒为一卷
九、卷内目录的填写:凡是组成的案卷都应填写卷内目录卷内目录表的各项要填写齐全
序号：填写文件的件号
文号：填写文件制发机关的发文字号合同可填写合同号
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准
题名：填写文件标题一般应照实抄录不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题应根据文件内容自拟标题外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位
日期：填写文件形成的时间填写时可省略“年”、“月”、“日”用“.”表示没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日
页号：填写每份文件的页数
十、备考表的填写:每个案卷必须附有备考表卷内文件的情况说明都应填在备考表内若无情况可说明也应将立卷人姓名填上检查人由单位领导或案卷质量审核者签名
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种也可突出年代特征即：在制发机关后加文件形成的年代用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件可以省略文件制发机关
十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容摄制人照片要连同底片一起归档
十三.归档的电子文档要附有标签标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等



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