部 门：前厅部
岗位号码：FO/SP/018
生效日期：2010年7月19日 批准：
项 目：会议团队入住程序 总 经 理
1、准备工作
(1)接待员详细审查订单。
(2)根据客人抵达时间的不同顺序,将上午、下午、晚间入住的房间分配好封锁。
(3)提前准备好客人的住房卡、钥匙和团队资料。
(4)为了避免团队、散客同时进店发生混乱,要事先将准备工作做好。
(5)同一个团队要尽量安排在同一楼层或相对集中的楼层。
2、团队接待入住
(1)团队抵达时,向陪同询问该团的团号、人数、房数、是否有订餐、付款单位的名称,然后索取该团资料。
(2)根据团队资料重新检查房间钥匙是否准确,同时请会务组人员登记或提供人员名单。
(3)同会务组弄清人数、房数是否相符,取得一致意见后才开房。
(4)将房号及钥匙提供给会务组人员,便于分配房间,同时记清领队的房间。
(5)输入电脑,填写团队资料,通知各相关部门。
3、会议跟踪服务
(1)接待重要(大型)会议,前厅部主管根据情况委派会务员与会议接待人员取得联系。
(2)协助会议接待人员了解客房情况,帮助分配房间。
(3)协助会议接待人员安排、引领到店进入房间。
(4)根据会议要求,变换会议室形式。
(5)根据会议要求,帮助协调餐饮部、客房部等相关部门。
(6)根据会议要求,安排会务人员进行店外服务。
