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会议管理制度
一、会议审核表
注意要点
开会的目的本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？
开会的目的是否明确？
设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？
开会的场所是否恰当？
所邀集的与会人员是否恰当？
开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当了？
对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？
是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？
是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？
会议的准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？
事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？
是否安排好会议的记录呢？
是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？
邀集与会人员的选定标准
•对于该项议题确实身有感触者
•对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者
•本次会议的结论将会对其有所影响者
•邀其与会参与发言讲座的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者
会议计划表
年度会议活动计划表
会议名称
细节项目
开会次数
开会日期
开会时间
会议目的及宗旨
与会人员
司仪
主席
会议召集单位
会议记录
总务
与会者应备资料
会场标示资料
日前或事前的分发资料
会议工作细节审核一览表
工作项目查核工作项目
1．活动的主旨
2．活动的规范
3．预算
4．招待对象的层次
5．总参加人数（查对邀请回函）
6．活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？）
7．活动日数
8．筹备单位
9．活动的负责人
10．活动作业分工明细
11．会场的预订
主会场
开会场地
洽谈室
展示场
来宾休息室
主办单位休息室（干事、办事员）
演艺人员休息室
12．制作来宾名册
姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对
13．邀请函
信封
邀请卡
回函明信片
纪念品兑换券
停车券
指引地图
点心券
餐券
订制张数（多印20%的备份）
信封书写作业
投递作业承办员
投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则）
14．纪念品方面
纪念品的选定
决定包装纸
外包装书写作业
礼品题款作业
姓名书写作业
蝴蝶结装饰作业
雕冰花饰
胸花礼品包装作业
订制数量（要多出20%的备份）
15．接送交通工具方面
飞机
火车
巴士
轿车
16．红包（给司机、演艺人员……的）
17．会场布置
18．宴会的形式
餐桌入座式
自助餐入座式
半人座式自助餐
鸡尾酒立食式自助餐
鸡尾酒会立食式
19．料理样式
法国料理
中国料理
各国料理大会串
路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式


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