公司采购作业指导书（十三）提要：由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修
源自建筑资料公司采购作业指导书（十三）
一、目的：
通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求，以最低的库存保障生产的畅通。
二、采购的种类：
根据物料的用途，物料采购可分生产性物料采购（原/辅材料采购）与非生产性物料采购（办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购）两种类别。
三、物料采购审批流程
1．生产性物料订购审批流程
采购员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术BOM表》制定《物料需求表》；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准采购。
《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。
2．非生产性物料请购审批流程
办公用品、劳防用品由使用部门编制《__月办公用品、劳防用品使用计划》，经部门经理、总经理审批，审批后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写《请购单》；机物料消耗品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核，总经理审批。审批后交资材部经理安排采购员编制《物料订购单》，经资材部经理审批后由采购员安排采购。
3．设备、量/器具、模具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》，经部门主管审核，总经理批准后交采购部制定采购计划采购。
4．样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时，由技术部人员填写《请购单》及图纸资料，经部门主管审核，总经理批准后交资材部经理，由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。
四、询价、比价、议价、定价作业
1.本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。
2.比价、议价：采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购人员与厂商议后，将比价、议价结果报资材部经理。如客户指定要求或特定技术时，不受此限。
3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。
4.定价：资材部经理依据议价结果选择合适的供应商，签订《采购合同》及《物料定价表》经资材部经理审核、总经理批准后实施。
5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。
五、《物料订购单》的开立、分发与变更
1．所有原（物）料的采购必须采用本公司的《物料订购单》，《物料订购单》一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。
2．采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》，并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。
3．已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采购单》（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。
六、采购物料的交期控制
1．采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明"异常原因"及"预定交货日期"，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。
2．仓管人员应根据《物料订购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。
七、验收及入库
1．采购物资到厂后，供应商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。
2．由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》；检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续。
3．入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。
4．由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理
