文档管理文员工作细则 下载

附件2：
岗位职责
职权
1．作好企业文件档案管理工作
2．有权拒绝打印不合格文件
3．及进准确做好公文的处理工作
职责
1．对文件档案归档应及时负责
2．对文档散失、损毁负责
3．对擅自外借文件、档案负责
附3
文档管理制度
文印室管理规定
1．公司的文件有打印必要时方予打印内部递传的简单请求报告或其全不需打印的文件一般不予打印
2．公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印、复印、传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时可以总裁办公室主任同意后办理
3．私人资料不得在公司打印、复印或用公司传真机递送以免影响公司的正常工作
4．文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室来拿取回不得延误
5．文印室人员应树立严格的观念不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人不得截留任何文件
6．文印室对送来打印、复印、传真的文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用；属行政、管理部门的统一归列行政开支
7．文印室工作人员初次违反上述规定的给予批评或处50元以上的罚款屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的处50元以上罚款直至辞退
文件收发规定
1．公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核总经理签发
2．文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印、盖章
3．文件和原稿由办公室分类归档保存备查
4．属于秘密的文件核稿人应该注明“秘密”字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制、报送
5．文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚并向文件签发人报告报送结果秘密文件和由专人按核定的范围报送
6．外来的文件由办公专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送
7．传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实
企业打字、复印工作制度
1．凡以公司名义上报下发的文件报表工作计划总结请示报告简报纪要通知通报信函规章制度宣传教育材料任免决定表彰或处理决定以公司领导批准翻印的文件材料均属条印范围
2．由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月生产工作计划和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会议的纪要等也应安排打印
3．不需上报的各部门的工作计划临时性工作安排非全公司性活动讲课提纲非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的范围
4．凡需打印的文件资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门负责人审查同意并经XX审核修改、统一编号有关部门会签分管公司领导签发方能交付打印
5．打字员接稿后应认真检查文件签发手续是否完备书写是否工整是否符合文件归档要求待对发文手续不全书写不符合要求的文件打字员有权拒绝打印
6．打字室要建立打字登记簿对各类文件材料按规定内容和要求统一登记并根据公司安排的轻重缓急次序进行打安打字时要做到快速准确排版合理美观用力均匀
7．打字员要严格遵守保密制度不得将打字的内容向外泄露与工作无关人员不得进入打字室
8．打字员要爱护计算机等物品按规定做好维护保养工作物品领用登记费用统计工作
9．文稿打完后打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对校对者校后应在原稿上签字以示负责
10．凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人负责校对由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰版面清洁装订整齐由文档管理文员上报下发以部门名义下发的生产工作计划安排专题会议纪要由归口部门负责校对复印、发送
11．两办秘书对文件的差错情况要进行登记考核
12．复印文件要严格按照审批份数印刷复印者不得私自增加份数或私自留存
企业文件管理制度
(一)总则
第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用根据中央关于文件处理的有关规定结合我厂的实际情况特制订本制度
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件资料
第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办归口管理
（二）收文的管理
第四条公文的签收
1．凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收
2．对上级机要部门发来的文件要进行信封、文件文号、机要编号的四对口核定如果其中一项不对口应立即报告上级机要部门并;登记差错文件的文号
第五条公文的编号保管
1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分别交两办理正常手续
2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存
第六条公文的阅批与分转
1．凡正式文件均需分别由两办主任根据文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要即阅即办
2．一般函、电、单据等分别由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的件应同主办单位联系后再分转处理
3．为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天
第七条文件的传阅与催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未发达的文件不得向外泄露内容
2．阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责如有领导批示拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜
3．阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密
4．文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传
5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转
6．按照阅文范围离、退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文
(三)发文的管理
第八条发文的规定
1．全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件
2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请并将文件底稿分别交两办审核党委、厂部同意发文则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党x宇、厂x字发文群众团体文件由党委批转
3．对全厂影响较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件须由党委书记或厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发
第九条发文的范围:
1．凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围
2．党委、厂部下发文件主要用于:
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或千部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项;
3．党委、厂部上行文、外发文主要用于:
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜
4．在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面或口头通知执行一般不用厂部文件发布
5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发文不备查考可以科室名义用(工作简讯)发会议纪要
6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文
(四)发文程序与要求
第十条发文程序规定:
1．各单位需要发文应事先分别向党委、厂部提出申请;
2．党委、厂部同意发文时主办单位应以党的方针、政策和国家法令上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3．草拟文稿必须从全厂角度出发做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;



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