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酒店和会展中心之间的差别将会影响你的预算，这两种场所都不错，但你必须知道它们之间的区别以及哪些费用应该纳入到成本细分里去。
如果你除了会议活动场地意外还需要客房，那么在酒店举办会议活动可能更划算。因为酒店将从销售食品，饮料，客房方面获得收入，它可能会降低会议活动布置和排练期间所产生的用房租金。一般来说，如果酒店能获得食品和饮料的收入，它们就不会收取会议活动举办期间的用房租金。当然，这取决于你在酒店里总共消费了多少钱。
在酒店举办会议活动意味着你的客人们很容易步行来到会议室，这就省掉了交通费。如果客人住的酒店离举办会议活动的会展中心超过了步行所能到达的距离，你就要承担客人的交通费用了。
不是所有的会展中心都与附近的酒店订有客房特价协议，你可能要分别与酒店和会展中心协商。你应该比较一下成本，看看它们在价格方面的差别。除了用房租金以外，还要考虑其他的一些费用。
大多数酒店都会允许你的布景人员停车卸货，也会提供人手帮忙运送物品（记住把小费计算在预算里）。酒店不会收取用于登记或成列物品的桌椅使用费，他们通常也能提供很多特质玻璃杯，比如马爹利就被，供你的马爹利酒吧专用，如果不超过一定数量还可以免费使用。可以与酒店协商，为布景工作人员和贵宾们提供日间使用的房间和更衣室。酒店的会议厅通常铺有地毯，因此不必额外花费铺设地毯的费用，通常也不用支付房间清理费。酒店一般会提供带锁的储物间，而且通常愿意免费补充丢失的钥匙。
在会展中心举办会议活动的话，不一定有上诉的这些方便。卸货可能要付劳务费，有时还会有最短时间限制，如三或四个小时，或要求支付超时费用；使用桌子，布帘和桌裙也可能要付费；会议中心可能没有特制酒杯，为此你还要付出额外的费用；展厅不一定铺地毯，租用地毯又是一笔费用；另配钥匙和真空吸尘器都可能要额外付费。一定要仔细弄清楚有哪些费用，哪些方面可以协商。
对两种场地的费用进行了对比之后，确切地址的它们的价格战哪些方面有差别，你就可以与酒店和会展中心就具体问题进行协商。会展中心也可能像酒店一样免去某些租金，但是他们需要先知道该次会议活动将会在会展中心消费多少客房，食品和饮料。如果你的消费金额减少，租金就会提供，这些将在他们的合同里列出来。要特别注意的这个方面，因为它可能会对你的预算有很大的影响。
§ 你在签订合同之前还需要弄清楚是否有以下额外花费：
§ 使用桌椅是否要付费？
§ 是否需要为举办招待会议或晚宴额外准备什么东西？
§ 是否需要支付保洁费用？
§ 需要付哪些超时费用？
§ 是否需要与某些指定公司合作？
§ 用电如何收费？
让会议活动场地管理部门提前列出所有额外的费用，并把它们纳入到你的预算。否则，等一天会议活动接近尾声时，你可能会收到“惊喜”——费用超出了你的预料。尤其在资金有限的情况下更要注意。不论在哪里举办会议活动你都要问：
工作人员属不属于工会组织？
工作人员是否属于工会对劳务费和其他费用有什么影响？
合同和工资协商事务什么时候必须完成？
场地有没有修整计划？如果有的话，对你的会议活动将有何影响？
你不会愿意在劳资谈判期间和有罢工威胁的情况下举办会议活动。你需要知道场地有什么用的修整计划，整修规模有多大，整修对服务，设施状况以及对再次参加会议活动的客人会有什么影响。
酒店和会展中心各有千秋，最重要的是找到最适合你的会议活动地点，并对应纳入预算的所哟可能产生的费用都清楚的了解。
